Kundenanfragen automatisieren

Anfragen bearbeiten und nachverfolgen

Eingehende Anfragen sollen die zuständige Person erreichen und bis zum nächsten Schritt sichtbar bleiben. Gateflow verbindet den Eingangskanal mit Ihren Arbeitssystemen und richtet die vereinbarte Zuordnung und Nachverfolgung ein. Ihr Team sieht, wer verantwortlich ist und welche Anfragen noch bearbeitet werden müssen.

Was Gateflow liefert

• Ein angebundener Eingangskanal aus einem benannten Formular oder Postfach.
• Datensatzabgleich, Weiterleitung und eine sichtbare Zuständigkeit für jede Anfrage.
• Eine vorbereitete Antwort mit Freigabe, wo erforderlich, und einem Status für die Nachverfolgung.
• Tests für Dubletten, fehlende Felder und fehlgeschlagene Übergaben.

Umsetzung & Abnahme

Gateflow erfasst den bisherigen Antwortprozess und baut zunächst einen kleinen funktionierenden Ablauf, bevor Klassifizierung oder KI-generierte Entwürfe hinzukommen. Der Kunde gibt Antwortregeln und Systemzugriffe frei.

Für wen das passt

Für Unternehmen mit regelmäßigen eingehenden Anfragen und einer Person, die den Antwortprozess verantwortet.

Was Gateflow zum Start braucht

Gateflow benötigt das Formular oder Postfach, das aktuelle Kundendatensystem, Zuweisungsregeln und Beispiele für Anfragen, die unterschiedlich behandelt werden müssen. Sie entscheiden, welche Antwortarten eine Freigabe erfordern.

So wird das Ergebnis geprüft

Gateflow übermittelt Testanfragen mit vollständigen, fehlenden und doppelten Kontaktdaten. Der Abnahmetest prüft den angelegten Datensatz, die Zuständigkeit, den Antwortstatus, die Nachverfolgung und die Meldung und Behandlung von Fehlern.

Was der Kunde bei der Übergabe erhält

Die für Antworten verantwortliche Person erhält Weiterleitungsregeln, gegebenenfalls Nachrichtenvorlagen, Zugriffsdetails, die Behandlung von Ausnahmefällen und eine kurze Anleitung zur Änderung des Prozesses.