Excel durch eine gemeinsam genutzte Webanwendung ersetzen
Excel kann für Auswertungen weiterhin das passende Werkzeug sein. Schwierigkeiten entstehen, wenn eine Arbeitsmappe zugleich Aufgaben, Freigaben und die einzige Kopie wichtiger Geschäftsdaten verwaltet. Gateflow prüft den Ablauf hinter der Datei und entwickelt eine Webanwendung, wenn gemeinsame Bearbeitung und klare Zuständigkeiten gebraucht werden. Nützliche Tabellenexporte können Teil des Ablaufs bleiben.
Excel-Ablösung mit Gateflow planen
Gateflow entwickelt Geschäftsanwendungen und Datenverbindungen für Unternehmen in ganz Deutschland. Das Unternehmensprofil erläutert diese Leistungen und den Standort Frankfurt. Eine Excel-Ablösung beginnt mit der Frage, warum die Arbeitsmappe gebraucht wird und wer ihr Ergebnis verwendet. Ziel ist ein nutzbarer gemeinsamer Ablauf, nicht die Übertragung jeder einzelnen Zelle auf eine Bildschirmmaske.
Tabellenanforderungen aus Formeln und Arbeitsweise erfassen
Die eingetragenen Formeln erklären möglicherweise nur einen Teil des Ablaufs. Gateflow prüft Beispieldateien mit den Personen, die sie bearbeiten, einschließlich manueller Korrekturen und mündlich weitergegebener Anweisungen. Die Tabellenanforderungen benennen Berechnungen, Bezugsdaten und Ausnahmen. Ihr Team entscheidet, welches bisherige Verhalten erhalten bleiben muss und was sich ändern soll. Undokumentierte Berechnungen und uneinheitliche historische Dateien werden in der Aufwandsschätzung als Vorarbeiten erfasst.
Excel-Alternativen vor einer eigenen Anwendung prüfen
Eine gemeinsam genutzte Tabelle, ein vorhandenes Geschäftsprodukt oder eine konfigurierbare Anwendungsplattform kann die Anforderung bereits erfüllen. Gateflow vergleicht diese Möglichkeiten mit einer eigenen Entwicklung. Bearbeitungsrechte, Lizenzen, Auswertungen und der Zugang zu den Datensätzen beeinflussen die Entscheidung. Ein kleiner Ablauf sollte durch die Ablösung keine unnötig komplizierte Betriebsumgebung erhalten.
Datenmigration aus Tabellen und Systemanbindung
Dateien enthalten häufig doppelte Zeilen, uneinheitliche Namen und Werte, deren Bedeutung nur der Autor kennt. Gateflow plant Systemintegration und Datenmigration anhand eines definierten Datenmodells. Probeimporte zeigen vor der vollständigen Übertragung, welche Felder geprüft werden müssen. Vorhandene Kennungen und benötigte Exporte werden festgehalten, damit die umgebenden Systeme die Daten weiterverwenden können.
Berechnungen der Webanwendung anhand von Beispielen prüfen
Das Verhalten von Berechnungen muss feststehen, bevor Formeln zu Anwendungscode werden. Gateflow vergleicht Ergebnisse für vereinbarte Beispieldatensätze, einschließlich leerer Werte, Rundungen und geänderter Eingaben. Ihr Team klärt Abweichungen, die aus mehrdeutiger Tabellenlogik entstehen. Die abgenommenen Fälle dienen anschließend als Grundlage für die Prüfung späterer Änderungen an der Anwendung.
Gemeinsame Bearbeitung mit Rollen und Änderungshistorie
Eine Browseroberfläche kann mehreren Kollegen dieselben Datensätze bereitstellen, doch gleichzeitige Änderungen benötigen weiterhin Regeln. Gateflow legt fest, wer Felder bearbeiten, Änderungen freigeben und Datensätze entfernen darf. Die Anwendung soll den relevanten Status und die Historie anzeigen. Widersprüchliche Änderungen werden getestet, damit niemand unbemerkt die Arbeit einer anderen Person überschreibt.
Projektablauf für den Wechsel von Excel zur Anwendung
Der Projektablauf legt eine Testphase und den Zeitpunkt fest, ab dem die Anwendung den maßgeblichen Datenbestand enthält. Gateflow vereinbart mit Ihrem Team, wie die alte Arbeitsmappe zugänglich bleibt und welche Änderungen dort enden müssen. Ein Vergleich von Beispielergebnissen vor der Umstellung hilft, fehlende Arbeitsschritte vor dem täglichen Betrieb zu erkennen.
Wartung der Webanwendung nach der Tabellenablösung
Ihr Team benötigt Verwaltungsanleitungen sowie den vereinbarten Code und die Unterlagen zur Bereitstellung. Gateflow bietet Anwendungsentwicklung und Wartung an, wenn weitere Betreuung gewünscht ist. Änderungen an Berechnungen oder Datenfeldern werden anhand vorhandener Beispiele geprüft. Auswertungsexporte können sich gesondert weiterentwickeln, ohne dass eine neue Tabelle wieder zum inoffiziellen führenden Datenbestand wird.
Die Ablösung Ihres Tabellenablaufs besprechen
Gateflow überführt den vereinbarten Tabellenablauf in eine Webanwendung mit gemeinsamem Datenbestand und festgelegten Bearbeitungsrechten. Ihr Team erhält anhand freigegebener Beispiele geprüfte Berechnungen und einen dokumentierten Wechsel von der Arbeitsmappe zum neuen maßgeblichen Datenbestand.